Bertempat di Aula Gotrasawala Lt.3 BAPPELITBANGDA Kota Cirebon pada hari Rabu (01/02/2023), BAPPELITBANGDA Kota Cirebon dengan Tim DKIS Kota Cirebon menyelenggarakan Bimbingan Teknis dan Pendampingan Implementasi E-office kepada seluruh pegawai BAPPELITBANGDA Kota Cirebon pada pukul 08.30 sd 11.30 WIB.
Secara gambaran umum, Aplikasi E-Office merupakan aplikasi administrasi pemerintahan yang dikembangkan untuk mendukung penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Aplikasi ini mencakup dua urusan utama yaitu Tata Naskah Surat dan Manajemen Kinerja.
Pada fitur utama Tata Naskah Surat ini seluruh pengguna dapat membuat dan mengelola surat, monitoring surat yang telah dibuat, serta mengelola disposisi. Ada 2 jenis manajemen surat yang disediakan oleh Aplikasi E-office Kota Cirebon, yaitu “Manajemen Surat Internal” untuk surat yang ditujukan untuk internal dalam suatu Perangkat Daerah dan “Manajemen Surat Eksternal” digunakan untuk surat-surat yang ditujukan untuk Perangkat Daerah lainnya.
Mekanisme manajemen persuratan dalam aplikasi ini dimulai dari pengelolaan surat keluar. Alur surat keluar yang disediakan oleh Aplikasi E-Office Kota Cirebon ini terdiri dari 4 (empat) tahapan penting, yaitu :
- Membuat Draft Surat Keluar dilakukan oleh Maker.
- Verifikasi Surat dilakukan oleh Checker;
- Registrasi Surat dilakukan oleh Register;
- Penandatanganan Surat dilakukan oleh Signer.
Checker dan Signer dapat memilih tolak (jika ada revisi dengan menyertakan alasan penolakan atau catatan perbaikan) dan setujui/tandatangani surat (Signer) tersebut (jika sudah sesuai). Surat yang sudah ditandatangani akan terlihat di akun penerima surat yang telah ditentukan diawal pembuatan surat oleh Maker.
Membaca surat Masuk dan Mendisposisikan Surat
Surat masuk internal akan langsung muncul di akun Pegawai yang telah dipilih oleh pembuat surat. Untuk melihat surat masuk, bisa mengakses menu Surat Internal atau menu Surat Eksternal dan pilih sub menu List Surat Masuk.
Pada bagian atas terdapat form untuk mencari surat masuk yang diterima berdasarkan Perihal Surat, Tanggal Penerimaan Surat, Pengirim maupun Penerimanya. Untuk melihat detail surat yang diterima, klik Detail Surat pada surat tersebut.
Pada halaman tersebut ditampilkan info lengkap mengenai surat yang diterima beserta pratinjau dari surat tersebut. Untuk men-download file surat dapat klik download surat.
Masih pada halaman detail surat masuk, pemilik akun dapat langsung mendisposisikan surat tersebut dengan klik Disposisikan surat pada bagian bawah Log Surat. Kemudian lengkapi isian yang ada. Dimulai dengan memilih nama-nama yang ingin beri disposisi, lalu Catatan atau instruksi disposisinya. Setelah lengkap klik Kirim dan disposisi akan langsung masuk ke akun pegawai yang telah dipilih tadi.
Disposisi yang di kirimkan dapat dipantau melalui sub menu Disposisi Keluar. Pada halaman Surat Disposisi pemilik akun/pengguna dapat melihat disposisi mana yang sudah dibaca maupun yang belum dibaca.
Untuk melihat detail disposisi silahkan klik “Detail Surat” pada disposisi tersebut. Di bagian sebelah kiri halaman detail surat terdapat Log Surat, di bawah nama dan instruksi disposisi terdapat tanggal dibukanya disposisi tersebut oleh yang bersangkutan. Jika dirasa perlu mendisposisikan lagi dapat klik Disposisikan kembali.
Aplikasi E-Office Kota Cirebon ini dapat digunakan oleh seluruh Pegawai Negeri Sipil pada lingkungan Pemerintah Daerah Kota Cirebon dalam menjalankan tugasnya sehari-hari, karena segala bentuk mekanisme persuratan yang biasanya dilakukan secara manual dapat dilakukan secara elektronik melalui aplikasi E-Office. Sistem ini diberlakukan di BAPPELITBANGDA Kota Cirebon sejak sosialisasi berlangsung yaitu pertanggal 1 Februari 2023. Dengan adanya aplikasi E-Office diharapkan pelaksanaan administrasi dan manajemen persuratan dapat lebih efektif dan efisien dari segi waktu maupun sumber daya yang ada.
