Pembinaan Kearsipan di BPPPPD Kota Cirebon

Paparan Selayang Pandang terkait perencanaan merupakan kegiatan yang paling awal dilakukan. Perencanaan dapat terekam dengan baik apabila terciptanya suatu kearsipan maka dari itu kita perlu pembinaan kearsipan. Pembinaan kearsipan ini dilaksanakan pada hari Selasa,14 Juli 2020 pukul 09.00 WIB di Ruang Gotrasawala yang dihadiri oleh Sekretaris BPPPPD Kota Cirebon, Kepala Sub Bagian Umum BPPPPD, Pengelola Kearsipan BPPPPD juga dihadiri oleh Mohamad Samsudin,A.Md selaku Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan dkk.

Pak Otong menyampaikan bahwa rencana merupakan penciptaan arsip dan sebelumnya DISPUSIP pernah melakukan Audit di BPPPPD.

Berdasarkan hasil Evaluasi kearsipan Kota Cirebon di Tahun 2019 masih ditemui :

  • Belum seluruh naskah dinas sesuai Tata Naskah Dinas (TND)
  • Perlu adanya surat tugas pengelola arsip (Sekretariat dan Bidang-Bidang)
  • Kertas yang digunakan harus 80 Gram, bentuk/jenis huruf yang digunakan Arial, dan dalam setiap bidang harus ada pengelola kearsipan.

Terkait kearsipan kami telah menyimpan arsip perencanaan sejak tahun 1825, Kota Cirebon sendiri mendapat peringkat ke-6 se-Indonesia. Target kami di Tahun 2020-2021 untuk mendapatkan peringkat sangat memuaskan.

Terkait Box Arsip harus diberi nama sesuai kode surat bukan nama perseorangan dan Arsip itu sifatnya statis.

Sekretaris BPPPPD menyampaikan bahwa kita jangan sesekali menyepelekan arsip dan dalam menciptakan arsip jangan menggunakan versi si A & si B tetapi harus sesuai Tata Naskah Dinas (TND) kita harus mentaati TND seperti dalam pemarafan surat diharuskan di paraf . Adapun kendala yang dihadapi di BPPPPD yaitu jika dilihat berdasarkan ABK kita kekurangan SDM sebanyak 33 orang

Mohamad Samsudin, A.Md DISPUSIP menyampaikan bahwa sesuai Perda No.33 pengelola tenaga NON PNS bisa dijadikan pengelola arsip pendamping. Penyerahan arsip menggunakan Berita Acara.

Penyimpanan arsip pembagian waktunya yaitu 3 Tahun Aktif 4 tahun Non Aktif, pengelola arsip tidak boleh asal-asalan. Dalam penciptalpan arsip harus berdasarkan TND ditanggungjawabi oleh pengelola, pencipta, dan penyimpan arsip.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.