Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BPPPPD) Kota Cirebon melakukan Kegiatan Pengelolaan dan Penataan Arsip bersama dengan BAPUSIPDA Kota Cirebon. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada bulan November dan Desember 2018. Adapun tujuan dari kegiatan tersebut, antara lain yaitu :
- Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
- Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat.
- Agar terhindar dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan.
- Untuk menjaga kerahasian arsip
Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Sistem pengelolaan arsip yang sering dipakai oleh instansi-instansi, diantaranya :
a. Sistem Sentralisasi yang merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem Desentralisasi yang merupakan sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Filling adalah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.
Sistem penyimpanan arsip yang sesuai, diantaranya :
- Sistem Abjad yang merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat yang berdasarkan abjad.
- Sistem Masalah yang merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
- Sistem Nomor yang merupakan pemberian nomor yang terdapat apad folder.
- Sistem Tanggal yang merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun. Tanggal dijadikan kode surat.
- Sistem Wilayah yang merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
